Trợ lý ảo là gì

Một độc giả hỏi:

Trợ lý ảo làm gì? Và người ta có thể giúp gì cho doanh nghiệp của tôi? Tôi điều hành một doanh nghiệp nhỏ nhưng lượng email và yêu cầu của khách hàng đã bùng nổ. Thật khó để duy trì tổ chức. Tuy nhiên, chúng tôi không đủ khả năng để thuê một trợ lý hành chính toàn thời gian hoặc giám đốc văn phòng – chúng tôi cũng không có không gian vì văn phòng của chúng tôi rất nhỏ. Một đồng nghiệp đề nghị tôi thuê một trợ lý ảo. Bạn có thể cho tôi biết một số loại tác vụ mà trợ lý ảo có thể làm được không?

  • Howard từ Albuquerque, New Mexico

Howard, đây là một câu hỏi hay. Vâng, chúng tôi sẽ giải thích chính xác những gì trợ lý ảo làm. Chúng tôi sẽ đi một trong những tốt hơn cho bạn. Ở cuối bài viết này, chúng tôi nêu ra 42 nhiệm vụ khác nhau mà trợ lý ảo (VA) có thể làm cho một doanh nghiệp nhỏ, để bạn có các ví dụ để rút ra. Nhưng trước tiên, chúng ta hãy trả lời một số thông tin cơ bản.

Trợ lý ảo là gì?
Trợ lý ảo là một nhân viên độc lập hỗ trợ các công việc hành chính, phát triển kinh doanh, truyền thông xã hội, tiếp thị hoặc các nhiệm vụ khác. Bằng cách đảm nhận các nhiệm vụ định kỳ và công việc hành chính, họ giải phóng thời gian cho các chủ doanh nghiệp nhỏ, doanh nhân và người quản lý.

Trợ lý ảo hoạt động từ xa, thường từ văn phòng tại nhà. Trợ lý ảo có thể có trụ sở tại Hoa Kỳ nhưng cũng có thể đặt tại quốc gia khác.

VAs đã trở nên cực kỳ phổ biến với các doanh nghiệp nhỏ trong thập kỷ qua vì họ là một lực lượng lao động linh hoạt. Trợ lý ảo có thể là bán thời gian hoặc toàn thời gian, tùy thuộc vào yêu cầu của bạn. Cần 20 giờ một tuần? Không vấn đề gì. Cần 30 giờ? 40 thì sao? VA có sẵn.

Trợ lý ảo có thể được trả theo giờ. Hoặc họ có thể được trả một khoản phí cố định hàng tuần hoặc hàng tháng.

Thông thường, bạn có thể nhận được thỏa thuận tốt hơn và lợi ích sâu hơn bằng cách thuê một trợ lý ảo toàn thời gian, vì một số lý do:

Giá cả có thể phải chăng một cách đáng ngạc nhiên, đặc biệt là đối với những người lao động ngoài khơi.
Việc tích hợp trợ lý toàn thời gian vào quy trình làm việc thông thường sẽ dễ dàng hơn và nhận được lợi ích sâu sắc hơn từ việc sắp xếp.
Một VA toàn thời gian sẽ có vị trí tốt hơn để tìm hiểu bất kỳ ứng dụng phần mềm đặc biệt nào bạn yêu cầu, phát triển mối quan hệ thân tình với đồng nghiệp và khách hàng, đồng thời phát triển cùng bạn khi doanh nghiệp phát triển.
Một số trợ lý ảo hoạt động như những người làm nghề tự do độc lập. Những người khác là một phần của công ty hoặc đại lý nơi bạn thuê công ty để cung cấp lực lượng lao động linh hoạt. Khi bạn làm việc với một công ty trợ lý ảo, bạn sẽ giao dịch với một người quản lý, người sẽ thảo luận về nhu cầu của bạn và tìm cách phù hợp nhất.

Lợi ích của Trợ lý ảo
Trợ lý ảo có thể làm được rất nhiều điều để thúc đẩy năng suất của doanh nghiệp bạn. Nghĩ theo cách này. Cách chủ sở hữu dành thời gian của mình có thể là yếu tố lớn nhất dẫn đến thành công của doanh nghiệp. Vì vậy các chủ doanh nghiệp (và các nhà quản lý chủ chốt) cần dành thời gian của mình cho các hoạt động có giá trị cao.

Rob Levin, Chủ tịch của Work Better Now , nói theo cách này, rút ​​ra từ kinh nghiệm của chính anh ấy

“Để dành thời gian cho các hoạt động có giá trị cao, điều quan trọng đối với tôi là dành ít thời gian hơn cho các hoạt động có giá trị thấp hơn. Đây là lý do tại sao tôi không chỉ thuê một trợ lý ảo cách đây 5 năm mà còn là lý do tại sao tôi đồng sáng lập một công ty, Work Better Now, để cung cấp trợ lý ảo cho các chủ doanh nghiệp khác ”.

Đối tác của Levin, Andrew Cohen và Giám đốc điều hành của Work Better Now, cho biết câu hỏi phổ biến nhất mà các khách hàng tiềm năng của công ty hỏi là “trợ lý ảo có thể làm gì cho tôi?”

Để trả lời câu hỏi đó, Cohen cung cấp danh sách 47 tác vụ mà một trợ lý ảo có thể thực hiện.

47 Nhiệm vụ mà Trợ lý ảo có thể làm
Một trợ lý ảo thực hiện nhiều tác vụ khác nhau. Chúng bao gồm việc lên lịch các cuộc hẹn đến sàng lọc và trả lời email. Nhưng lên lịch và email chỉ là phần nổi của tảng băng chìm. Nếu nó có thể được thực hiện trực tuyến, một trợ lý ảo có thể làm điều đó.

Đây là hướng dẫn cơ bản của bạn về trợ lý ảo, chúng là gì và công việc của chúng.

Quản lý lịch
Quản lý lịch của bạn, cả chuyên nghiệp và cá nhân, là một trong những thách thức lớn nhất của doanh nhân. Từ việc cung cấp lời nhắc đến việc lên lịch các cuộc hẹn, trợ lý ảo có thể giúp bạn dễ dàng. Họ có thể:

  1. Phối hợp và lên lịch các cuộc gọi và cuộc hẹn. Điều này thường tiết kiệm cho chủ sở hữu khoảng 10 giờ một tuần và giúp họ không làm những công việc mà họ không thích. Điều quan trọng là đưa ra các quy tắc cho trợ lý của bạn về thời gian và ai. VA cũng lên lịch cuộc gọi cho một số thành viên trong nhóm.
  2. Xác nhận các cuộc hẹn. Cách tốt nhất là cung cấp cho trợ lý ảo danh sách các cuộc hẹn để xác nhận, chẳng hạn như các cuộc hẹn vào ngày hôm sau. Điều này giúp loại bỏ lãng phí thời gian khi bên kia quên hoặc đợi đến phút cuối cùng mới hủy.
  1. Cung cấp lời nhắc về cuộc gọi và cuộc hẹn. Đôi khi bạn có thể quên thực hiện cuộc gọi, đặc biệt là khi ra khỏi văn phòng hoặc trong các cuộc họp liên tục. Trợ lý ảo có thể gọi điện hoặc nhắn tin cho bạn vài phút trước đó để đảm bảo bạn không quên.
  2. Lên lịch lại các cuộc gọi và cuộc hẹn. Mặc dù bạn có thể cố gắng tránh nó, nhưng đôi khi, bạn cần phải lên lịch lại. VA của bạn có thể giải quyết việc này cho bạn.
  1. Cung cấp thông báo thay đổi lịch trình cho người khác. Trợ lý ảo cũng sẽ cung cấp thông báo cho bên kia và xác nhận thời gian đã lên lịch lại.
  2. Bảo vệ thời gian. Có thể khó cho các chủ doanh nghiệp từ chối một người muốn gặp gỡ uống cà phê để “bắt chuyện”. VA có thể là cảnh sát tồi.
  3. Gửi và duy trì một “danh sách đang chờ xử lý”. Mỗi tuần, trợ lý ảo có thể gửi cho bạn danh sách những người chưa phản hồi yêu cầu thiết lập cuộc họp hoặc cuộc gọi để bạn biết khi nào mình cần tham gia.
  4. Thông báo cho những người quan trọng khi bạn sẽ ra khỏi thành phố. Là một phần của quy trình du lịch, VA cung cấp cho những người quan trọng khác một lời mời trên lịch với các ngày ngoại thành cùng với chi tiết chuyến bay và khách sạn. Điều này giúp họ được thông báo.

Quản lý và Liên lạc qua Email và Liên hệ
Nếu bạn bị chôn vùi trong hàng đống email – hoặc nếu bạn cần ai đó cập nhật danh sách liên hệ của mình – hãy lưu ý. Một trợ lý ảo tốt có thể tiết kiệm hàng giờ bằng cách thực hiện các hoạt động sau:

  1. Sàng lọc các email. Dựa trên các quy tắc bạn đặt, VA sẽ xóa, trả lời, chuyển tiếp hoặc gắn cờ các email để bạn chú ý.
  2. Thêm người vào danh bạ. Khi bạn có cuộc gọi, cuộc họp hoặc một số hình thức tương tác khác với người mới, trợ lý ảo có thể thêm thông tin chi tiết của người đó vào danh bạ của bạn.
  3. Cập nhật thông tin của mọi người vào danh bạ. Đôi khi, số điện thoại của một số liên lạc hoặc thông tin khác không được biết ngay lập tức. VA có thể thêm thông tin vào danh bạ khi nó có sẵn – chẳng hạn như từ chữ ký email.
  1. Thêm địa chỉ liên hệ vào CRM. Một trong những lý do chính mà các doanh nghiệp nhỏ không sử dụng ứng dụng CRM của họ là do tốn nhiều thời gian cho việc nhập dữ liệu. Trợ lý ảo có thể thêm vào và tổ chức hệ thống CRM của bạn.

Nhiệm vụ điện thoại
Nếu bạn cần thực hiện một số công việc nhẹ của lễ tân hoặc tương tác qua điện thoại, trợ lý ảo có thể thực hiện một số tác vụ nhất định.

  1. Thực hiện các nhiệm vụ lễ tân nhẹ nhàng. Khi mong đợi các cuộc gọi quan trọng mà bạn có thể không có mặt để trả lời, các cuộc gọi sẽ được chuyển tiếp đến trợ lý ảo.
  2. Phiên âm thư thoại. Vì hầu hết các thư thoại hiện có thể được nhận qua email, các thư thoại này sẽ được chuyển tiếp tới VA để phiên âm. Và bất kỳ hoạt động tiếp theo cần thiết nào.

Đi du lịch
Sắp xếp các chuyến bay và khách sạn để đi công tác có thể ngốn nhiều thời gian hơn bạn tưởng tượng. Đó không phải là thời gian tốt hơn bạn có thể dành để làm việc cho công việc kinh doanh của mình? Trợ lý ảo có thể:

  1. Chuyến bay nghiên cứu. Trợ lý ảo có thể sàng lọc các chuyến bay để đáp ứng các tiêu chí của bạn và đưa ra các tùy chọn cho bạn. Bằng cách cung cấp cho họ hãng hàng không, chỗ ngồi và các ưu đãi khác, VA sẽ tiết kiệm được một lượng thời gian đáng kinh ngạc trong suốt một năm.
  2. Nghiên cứu khách sạn. Tương tự như du lịch bằng đường hàng không, bằng cách cung cấp cho trợ lý ảo các ưu đãi của khách sạn, bao gồm bất kỳ mức giá đặc biệt nào bạn nhận được, họ có thể đưa ra danh sách chọn lọc cho bạn.
  3. Đặt vé máy bay và khách sạn. Bằng cách cung cấp cho VA thẻ tín dụng và thông tin về khách hàng thường xuyên, họ có thể đặt chuyến du lịch khi bạn đã quyết định.
  4. Nghiên cứu các phương án vận chuyển. Điều này bao gồm cho thuê xe hơi, đi chung xe và đôi khi thậm chí cả phương tiện giao thông công cộng.
  5. Sách vận chuyển. Ngoài việc nghiên cứu các tùy chọn này, trợ lý ảo của bạn cũng có thể đặt phần còn lại của phương tiện di chuyển – khi họ thực hiện các chuyến bay của bạn.
  6. Sắp xếp cho các sự kiện. Cho dù đó là một nhà hàng đặc biệt hay không gian hội họp hay thậm chí là một buổi hòa nhạc, trợ lý ảo sẽ nghiên cứu và sắp xếp cho bạn.
  1. Tạm ngưng báo hoặc thư. Trợ lý ảo của bạn có thể cắt các dịch vụ thông thường này khi bạn đang đi du lịch.

Phát triển kinh doanh
Cho dù là nghiên cứu khách hàng tiềm năng trên LinkedIn hay tìm kiếm địa chỉ email, có rất nhiều công việc trong quá trình phát triển kinh doanh. Trợ lý ảo có thể thực hiện các hoạt động này, cho phép bạn tập trung vào các tương tác cá nhân liên quan đến việc bán hàng.

  1. Nghiên cứu dẫn trên LinkedIn. Các doanh nghiệp B2B (và một số doanh nghiệp B2C) phải giữ một danh sách các khách hàng lý tưởng. Một trợ lý ảo, theo hướng dẫn của bạn, có thể nghiên cứu LinkedIn và tạo danh sách khách hàng tiềm năng.
  2. Tìm địa chỉ email. Sử dụng cơ sở dữ liệu cùng với Google, VA có thể tìm thấy địa chỉ email của những khách hàng tiềm năng mà bạn cần liên hệ.
  3. Thiết kế bài thuyết trình. VA có thể nâng cao các đề xuất bằng cách tìm và chèn biểu trưng của khách hàng tiềm năng và thay đổi màu văn bản cho phù hợp. Họ cũng có thể tạo hiệu ứng cho các trang trình bày khi thích hợp.

Ban quản lý
Khi bạn mở rộng quy mô kinh doanh của mình, sẽ có rất nhiều chức năng quản lý cần phải hoàn thành. Bạn có thể cần tập hợp các báo cáo cho khách hàng. Điều này có thể chỉ đơn giản là tập hợp nhiều dữ liệu mà bạn có thể đã có. Có các chức năng quản lý khác – như tuyển thêm người vào nhóm của bạn. Bạn có thể dễ dàng ủy quyền một số điều này cho trợ lý ảo của mình.

  1. Tập hợp các báo cáo. VA có thể tạo báo cáo KPI theo khoảng thời gian xác định trước để theo dõi tiến độ.
  2. Trợ giúp để tuyển dụng nhân viên. Cuộc cạnh tranh giành người giỏi khắc nghiệt hơn cuộc cạnh tranh dành cho nhân viên. VAs sàng lọc LinkedIn để tìm nhân viên tiềm năng dựa trên các tiêu chí mà bạn cung cấp.

Kế toán
Làm sổ sách hoặc gửi hóa đơn có khiến bạn sợ hãi không? Tại sao không nhờ VA của bạn làm công việc này thay thế.

  1. Giữ gìn những cuốn sách. Với một chút đào tạo, trợ lý ảo có thể xem xét và khớp các giao dịch và xử lý các bản điều chỉnh hàng tháng.
  2. Tạo và gửi hóa đơn. Với sự trợ giúp của các mẫu, VA có thể tạo hóa đơn và gửi cho khách hàng.
  3. Theo đuổi các khoản thanh toán. Tất cả các công ty nên có một quy trình tài khoản phải thu. trợ lý ảo có thể theo dõi quá trình đó và thu thập A / R. Quá trình này có thể bao gồm báo cáo cho chủ sở hữu doanh nghiệp hoặc người khác khi thích hợp.

Việc vặt cá nhân
Bạn cũng có một cuộc sống cá nhân. Đặt chỗ nhà hàng và gửi quà mất nhiều thời gian. Nhưng chúng cực kỳ quan trọng để duy trì các mối quan hệ cá nhân của bạn. Và bạn được cho là đang điều hành một công việc kinh doanh cùng một lúc? Nhờ trợ lý ảo của bạn trợ giúp.

  1. Đặt chỗ nhà hàng cá nhân. Được trang bị các sở thích cá nhân và đăng nhập thông tin chi tiết cho các trang web đặt chỗ như Open Table, VAs có thể đặt chỗ nhà hàng và sau đó mời khách.
  2. Thực hiện mua hàng. Đôi khi, ngay cả Amazon cũng không có thứ bạn cần và quá trình mua hàng quá tốn thời gian. Trợ lý ảo có thể mua sắm trực tuyến và cung cấp cho bạn những gì bạn cần.
  3. Nghiên cứu và gửi quà tặng. Khi thẻ quà tặng không phù hợp, trợ lý của bạn có thể tìm kiếm thứ gì đó độc đáo và biến nó thành hiện thực.
  4. Quản lý hậu cần cho sở thích của bạn. Cho dù tìm và sắp xếp một phòng thu cho ban nhạc ga ra của bạn hay sắp xếp các chi tiết của câu lạc bộ sách của bạn, VA có thể loại bỏ những chi tiết tẻ nhạt ra khỏi đĩa của bạn để bạn có thể chơi (hoặc đọc).
  5. Theo dõi các đơn đặt hàng có vấn đề. Khi đơn đặt hàng không đến đúng giờ, trợ lý ảo có thể thực hiện việc chờ đợi và xử lý cuối cùng trong khi vẫn cập nhật cho bạn.
  6. Quản lý lịch gia đình. Đây là một nhiệm vụ cá nhân đơn giản khác mà trợ lý ảo của bạn có thể thực hiện.
  7. Lên lịch các cuộc hẹn khám bệnh. Với ngày sinh và chi tiết bảo hiểm, VA có thể lên lịch thăm khám bác sĩ và thậm chí bắt đầu điền vào những biểu mẫu phiền phức đó.
  8. Thanh toán các hóa đơn cá nhân. Đối với những nhà cung cấp mà bạn không thường xuyên mua hàng hoặc không có tùy chọn thanh toán trực tuyến, trợ lý ảo có thể thanh toán hóa đơn.
  9. Gọi cho các cửa hàng để lấy thông tin. Cho dù bạn đang tìm kiếm một chai scotch khó tìm hay một món quà, VA sẽ thực hiện các cuộc gọi để tìm cửa hàng có những gì bạn đang tìm kiếm.

Hoạt động
Công việc của bạn với tư cách là một chủ doanh nghiệp nhỏ đang lên kế hoạch cho tương lai của công ty bạn. Do đó, bạn muốn tập trung vào việc tạo ra các sản phẩm và dịch vụ mới – và các dự án khác sẽ đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới. Vì vậy, có lẽ bạn nên để lại những công việc như điền vào các biểu mẫu trực tuyến và xử lý việc quản lý tệp cho người khác.

  1. Điền vào các biểu mẫu trực tuyến. Một trợ lý ảo được trang bị thông tin công ty có thể điền vào các biểu mẫu bao gồm đăng ký các sản phẩm SaaS.
  2. Ghi chú từ hội thảo trên web. Đôi khi bạn muốn thông tin từ hội thảo trên web nhưng không muốn đầu tư thời gian để xem – ngay cả khi theo yêu cầu! VA “tham dự” và cung cấp các ghi chú.
  3. Chuyển đổi tệp. Có một tệp PDF nhưng cần một jpeg? VA có thể chuyển đổi nó cho bạ

Reply