Microsoft Outlook là gì?

Email doanh nghiệp Microsoft Outlook cho phép các công ty thuộc mọi quy mô quản lý email, nhiệm vụ, lịch và danh bạ — tất cả ở một nơi. Ngoài ra còn có các tích hợp của bên thứ ba và bên thứ ba để mở rộng chức năng, bao gồm cả việc sử dụng liền mạch với bộ ứng dụng cộng tác và bộ ứng dụng cộng tác và bộ ứng dụng cộng tác Microsoft 365. Tìm hiểu lý do tại sao nó là đối thủ cạnh tranh hàng đầu của Gmail đối với các nhóm ưu tiên bảo mật, tính năng nâng cao và tự động hóa và liệu nó có phù hợp với doanh nghiệp của bạn hay không.

Truy cập Microsoft Outlook

Những lý do để chọn Microsoft Outlook for Business Email

Lý do hàng đầu để chọn Microsoft 365 và Outlook thay vì các đối thủ cạnh tranh để gửi email doanh nghiệp là tính bảo mật. Microsoft ưu tiên bảo mật và quyền riêng tư của người dùng. Nó hứa sẽ tôn trọng quyền riêng tư của người dùng bằng cách không quét email hoặc tệp đính kèm cho mục đích quảng cáo. Hơn nữa, Outlook sử dụng Xác thực, Báo cáo và Tuân thủ Thư dựa trên Miền (DMARC), một giao thức xác thực email cho phép chủ sở hữu bảo vệ miền của họ khỏi bị truy cập trái phép.

Các lý do khác để sử dụng Microsoft Outlook thay vì một dịch vụ email khác bao gồm:

Tích hợp sẵn có

Lập lịch Email & Tự động hóa

Hiển thị lịch

Microsoft Outlook không phù hợp với ai

Outlook không hoàn toàn thân thiện với người mới bắt đầu như đối thủ hàng đầu Gmail , một phần do số lượng tuyệt đối các tính năng và công cụ có sẵn. Đối với những người dùng muốn trải nghiệm email đơn giản và dễ dàng nhất, Gmail là lựa chọn tốt hơn. Tuy nhiên, Gmail thiếu rất nhiều tính năng dành cho doanh nghiệp đi kèm với Microsoft Outlook, trừ khi được cài đặt thủ công thông qua các tiện ích mở rộng của Gmail.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về các lựa chọn thay thế khác trong bài viết của chúng tôi về các nhà cung cấp dịch vụ email tốt nhất .

Chi phí Email Doanh nghiệp Outlook

Để sử dụng phần mềm email doanh nghiệp Microsoft Outlook , bạn cần đăng ký gói Microsoft 365 (trước đây là Office 365), gói này cũng cấp cho bạn quyền truy cập vào các phần mềm cần thiết như Microsoft Word, Excel và PowerPoint. Có hai danh mục chính cho Microsoft 365: gia đình và doanh nghiệp.

Đăng ký gói tại nhà ($ 99,99 mỗi năm hoặc $ 9,99 trả hàng tháng) có thể là đủ cho những người đơn độc. Tuy nhiên, người dùng doanh nghiệp dự định triển khai Outlook cho email doanh nghiệp trên toàn tổ chức, cộng tác làm việc với các thành viên khác trong nhóm hoặc những người muốn sử dụng các công cụ hội nghị và hội nghị truyền hình của Microsoft Teams nên chọn tài khoản doanh nghiệp.

Tính năng Gói & Giá của Microsoft 365

Tất cả các gói kinh doanh Microsoft 365 đều bao gồm quyền truy cập vào các phiên bản Outlook dành cho thiết bị di động và web. Tuy nhiên, bạn cần đăng ký Gói tiêu chuẩn để có được các phiên bản ứng dụng Office 365 dành cho máy tính để bàn. Các gói cũng bao gồm các tính năng khác nhau, chẳng hạn như Microsoft Publisher, Teams, Exchange và SharePoint.

Microsoft 365 Business Basic

Tiêu chuẩn Doanh nghiệp 365 của Microsoft

Microsoft 365 Business Premium

Microsoft 365 Apps for Business

Giá mỗi tháng

(Thanh toán hàng năm)

$ 6

$ 12,50

$ 22

$ 8,25

Ứng dụng được bao gồm

Phiên bản web và di động của Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook, Exchange, SharePoint và OneDrive

Mọi thứ trong Business Basic cộng với các phiên bản dành cho máy tính để bàn của mỗi phiên bản Access và Publisher chỉ dành cho máy tính để bàn

Mọi thứ trong Tiêu chuẩn kinh doanh cộng với Bảo vệ thông tin Intune và Azure

Các phiên bản dành cho máy tính để bàn, web và thiết bị di động của Word, Excel, PowerPoint, Outlook và OneDrive, và chỉ Access và Publisher trên máy tính để bàn

Bảo vệ

Tiêu chuẩn

Tiêu chuẩn

Trình độ cao

Tiêu chuẩn

Dùng thử miễn phí 1 tháng

Email Hạng thương gia

Sigma

1TB dung lượng lưu trữ đám mây

Trò chuyện, Gọi điện, Gặp gỡ với tối đa 300 người tham dự

Sigma

Hỗ trợ qua điện thoại và web

Phiên bản Máy tính để bàn của Ứng dụng Office

Sigma

Hội thảo trên web Với Đăng ký & Báo cáo của Người tham dự

Sigma

Sigma

Quản lý các cuộc hẹn với khách hàng

Sigma

Sigma

Bảo vệ khỏi mối đe dọa trực tuyến

Sigma

Sigma

Sigma

Nhận kế hoạch

Nhận kế hoạch

Nhận kế hoạch

Nhận kế hoạch

Cách các gói Outlook so sánh với Gmail

Những người muốn có một so sánh đầy đủ nên xem bài đánh giá Google Workspace và Microsoft 365 toàn diện hơn của chúng tôi . Tuy nhiên, về mặt giải pháp email doanh nghiệp, đây là cách các gói Gmail và Outlook so sánh ở Hoa Kỳ

Gói Business Basic của Microsoft 365 có cùng mức giá với gói cơ bản của Google Workspace là $ 6 mỗi người dùng mỗi tháng và cả hai gói đều bao gồm các phiên bản web và thiết bị di động của các công cụ cộng tác và năng suất. Cả hai nhà cung cấp đều bao gồm các ứng dụng phải có dành cho doanh nghiệp cho tài liệu, bảng tính và bản trình bày, cũng như phần mềm email doanh nghiệp và cộng tác (ví dụ: Microsoft Teams cho video và trò chuyện so với ứng dụng Google Meet và Chat).

Một ưu điểm của Microsoft 365 là các gói Tiêu chuẩn, Cao cấp và Ứng dụng đều bao gồm các phiên bản dành cho máy tính để bàn của phần mềm Microsoft Office. Google Workspace không bao gồm phần mềm máy tính để bàn, nhưng bạn có thể làm việc ngoại tuyến và đồng bộ hóa các thay đổi khi kết nối của bạn được khôi phục. Các điểm cộng khác của Microsoft 365 bao gồm giới hạn hội nghị truyền hình cao hơn (gói Cơ bản và Tiêu chuẩn) và bảo mật cấp doanh nghiệp với gói Premium.

Nơi mà Google Workspace (và do đó, Gmail) có thể tốt hơn cho doanh nghiệp của bạn về mặt cộng tác. Nhiều người cùng làm việc trên Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày dễ dàng hơn nhiều so với Microsoft 365. Google Workspace và Gmail cũng có lợi thế hơn trong việc cung cấp thêm dung lượng lưu trữ đám mây với gói Standard và Plus. Người đăng ký Google Workspace Business Plus ($ 18 mỗi tháng) nhận được giới hạn hội nghị truyền hình cao nhất với 500 người tham gia.

Cách bắt đầu sử dụng email Microsoft Outlook for Business

Microsoft Outlook là phần mềm email doanh nghiệp cực kỳ dễ sử dụng, đặc biệt nếu bạn đã có kinh nghiệm với các ứng dụng Microsoft Office khác như Word, Excel và PowerPoint. Tất cả những gì bạn cần làm để gửi và nhận email là thiết lập Outlook bằng cách thêm thông tin đăng nhập tài khoản của bạn.

1. Mở Outlook & Thêm thông tin đăng nhập email của bạn

Nếu bạn đang sử dụng máy tính Windows, Microsoft Outlook có thể đã được cài đặt trong số các ứng dụng của bạn. Mở ứng dụng thông qua menu Bắt đầu hoặc mở phiên bản Outlook dựa trên web hoặc di động. Nếu ứng dụng không có trên thiết bị của bạn, hãy thêm ứng dụng đó thông qua Microsoft App Store.

Để thêm thông tin đăng nhập tài khoản của bạn, hãy tải cài đặt IMAP (hoặc POP / POP3) và SMTP từ tài khoản email mà bạn đã thiết lập với nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ web của mình. Nếu bạn không có tài khoản email trên miền của mình, bạn có thể thiết lập một tài khoản miễn phí thông qua nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ web của mình .

Ngoài ra, bạn có thể nhận một miền và nhiều địa chỉ email trên miền của mình bằng cách đăng ký gói lưu trữ thông qua Bluehost hoặc nhận một địa chỉ cá nhân với dịch vụ lưu trữ email như IONOS , có giá 12 đô la mỗi năm và bao gồm một miền miễn phí.

Cách nhập thông tin đăng nhập IMAP và SMTP của bạn:

Mở ứng dụng Outlook trên máy tính của bạn, nhấp vào Tệp, sau đó nhấp vào + Thêm tài khoản.

Trong hộp tiếp theo, hãy chọn hộp “Để tôi thiết lập tài khoản của mình theo cách thủ công”.

Chọn POP hoặc IMAP. Nếu bạn đang sử dụng dịch vụ lưu trữ web hoặc nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ email, hãy chọn IMAP.

Trong hầu hết các trường hợp, Microsoft 365 sẽ tự động thêm thông tin IMAP, nhưng bạn cần phải nhập địa chỉ email và mật khẩu cho tài khoản. Bạn cũng có thể cần nhập cài đặt IMAP và SMTP do máy chủ web hoặc nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ email của bạn cung cấp.

Nếu thành công, bạn sẽ nhận được thông báo kiểm tra từ Microsoft Outlook. Bạn cũng có thể kiểm tra để đảm bảo email được gửi đúng cách bằng cách gửi tin nhắn kiểm tra cho chính bạn hoặc đồng nghiệp. Lưu ý rằng các bước thiết lập email doanh nghiệp Outlook của bạn có thể hơi khác tùy thuộc vào việc bạn sử dụng PC hay máy tính Apple, cũng như phiên bản Windows mà thiết bị của bạn đang chạy.

Để được hỗ trợ thêm hoặc hướng dẫn cụ thể về cách thêm tài khoản email của bạn trên PC hoặc Apple hoặc các thiết bị di động, hãy xem hướng dẫn chi tiết về cách thêm tài khoản của bạn vào Outlook . Ngoài ra, máy chủ email hoặc nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ web của bạn có thể cũng sẽ có hướng dẫn chi tiết để thiết lập email doanh nghiệp của bạn trên Outlook, Gmail và các ứng dụng dành cho thiết bị di động.

2. Gửi Email Doanh nghiệp qua Microsoft Outlook

Để gửi email, hãy nhấp vào Email Mới trong menu Trang chủ của thanh trên cùng, điền vào hộp “Tới” với địa chỉ email của người nhận và nhập tin nhắn của bạn. Trừ khi thiết bị của bạn ngoại tuyến, Outlook sẽ tự động kiểm tra các thư mới và đồng bộ hóa các thư mục của bạn (khi sử dụng Outlook trên nhiều thiết bị, chẳng hạn như thiết bị di động và PC).

Bắt đầu một email doanh nghiệp Outlook mới

Nhấp vào “Email mới” ở góc trên cùng bên trái để bắt đầu một email doanh nghiệp Outlook mới.

3. Tổ chức Email của bạn & Giao diện Outlook

Để sắp xếp các email của bạn, hãy xóa các tin nhắn không cần thiết, gắn cờ các email quan trọng và sắp xếp các email trong các thư mục cụ thể. Bạn cũng có thể tùy chỉnh chế độ xem hộp thư đến của mình, chẳng hạn như thêm ngăn đọc để xem nhanh nội dung của email hoặc Thanh việc cần làm hiển thị các cuộc họp và nhiệm vụ sắp tới của bạn.

Bạn có thể quản lý nhiều địa chỉ email trong Outlook, bao gồm nhập các mục từ phần mềm quản lý email khác, chẳng hạn như Gmail. Chỉ cần thêm một tài khoản và nhập thông tin đăng nhập của các địa chỉ email bạn muốn. Bằng cách này, bạn có thể xem và quản lý tất cả các email của mình từ một nơi để tiết kiệm thời gian.

Để xóa email, hãy nhấp vào biểu tượng Thùng rác nằm ở phía trên bên trái của menu. Để gắn cờ cho các thư để theo dõi, hãy nhấp vào Xem, sau đó nhấp vào Trạng thái gắn cờ cho email bạn muốn gắn cờ.

Bạn cũng có thể thêm phần tử “Từ”, phần tử này sẽ gắn cờ mọi email từ một người gửi cụ thể, điều này có thể rất hữu ích cho các nhóm dịch vụ khách hàng nhỏ có thể cần báo cáo vấn đề của khách hàng. Ngoài ra, bạn có thể xem tin nhắn trong “cuộc trò chuyện” và xem tất cả các email được trao đổi trong một chuỗi nhất định.

Khi sử dụng Microsoft Office cho email doanh nghiệp, thật dễ dàng thêm các thư mục để sắp xếp các email bạn muốn giữ lại, chẳng hạn như cho các dự án hoặc từ những người gửi quan trọng. Chỉ cần nhấp chuột phải vào Hộp thư đến, sau đó nhấp vào “Thư mục mới”.

Nhập tên cho thư mục mới và khi có email bạn muốn chuyển đến thư mục đó, chỉ cần nhấp chuột phải vào email, chọn Move, sau đó chọn thư mục bạn muốn chuyển email đến. Bạn cũng có thể chỉ cần kéo và thả các email từ hộp thư đến chính của mình vào các thư mục.

Ai sử dụng Microsoft 365 & Outlook for Business Email

Trên toàn thế giới, phần mềm Microsoft 365 dẫn đầu Google Workplace . Tuy nhiên, Google Workplace có công ty dẫn đầu ở Hoa Kỳ ( Statista.com ). Được sử dụng bởi hơn 96.000 doanh nghiệp , Microsoft Outlook là một giải pháp phần mềm email có sẵn bằng 106 ngôn ngữ cho các doanh nghiệp Hoa Kỳ và quốc tế.

Dưới đây là 10 loại hình kinh doanh chính Microsoft Outlook đang được sử dụng bởi :

Chế tạo

Dịch vụ kinh doanh

Sự thi công

Bán lẻ

Chăm sóc sức khỏe

Kỹ thuật

Lòng hiếu khách

Giáo dục

Địa ốc

Tài chính

Nếu ngành hoặc danh mục của bạn không được liệt kê ở trên, bạn có thể tìm kiếm trong danh sách các công ty đang sử dụng Microsoft Outlook cho doanh nghiệp. Một thống kê thú vị khác là so sánh số lượng doanh nghiệp sử dụng Microsoft Outlook theo quy mô công ty. Nó chứng tỏ rõ ràng rằng email doanh nghiệp Outlook phù hợp với các công ty thuộc mọi quy mô và loại hình.

Người dùng Microsoft Outlook theo quy mô công ty

Người dùng Microsoft Outlook theo Quy mô công ty

Dưới 10 nhân viên: 75.098

10-49 nhân viên: 188.521

50-199 nhân viên: 79.381

200-499 nhân viên: 51.262

500-999 nhân viên: 18.827

Hơn 1.000 nhân viên: 33.977

Nguồn: HGData.com

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Tôi nên sử dụng Gmail hay Outlook cho email công việc?

Sự lựa chọn giữa Gmail và Outlook tùy thuộc vào nhu cầu và sở thích của bạn. Ví dụ: Gmail là một lựa chọn tuyệt vời vì sự đơn giản và là sự lựa chọn tốt hơn cho người dùng Google Workspace. Outlook có nhiều tính năng quản lý email doanh nghiệp nguyên bản hơn, cho phép bạn lập lịch, gắn cờ, xóa, tách biệt và chỉ định email. Và rõ ràng, Microsoft Outlook tốt hơn cho các doanh nghiệp sử dụng các sản phẩm Microsoft 365 Office như Word, Excel và PowerPoint.

Vẫn chưa bị thuyết phục bằng cách này hay cách khác? Nhận thêm tùy chọn trong danh sách các nhà cung cấp email doanh nghiệp tốt nhất của chúng tôi .

Tôi có thể sử dụng tài khoản Gmail của mình trong Outlook không?

Đúng. Bạn có thể liên kết tài khoản Gmail của mình với Outlook bằng cách bật giao thức IMAP cho tài khoản Gmail của bạn và chuyển tiếp POP / IMAP. Nhấp vào biểu tượng bánh răng ở trên cùng bên phải, chọn Cài đặt, nhấp Chuyển tiếp và POP / IMAP, Bật IMAP, sau đó Lưu thay đổi.

Có phiên bản trực tuyến của Outlook không?

Phiên bản trình duyệt web Microsoft Outlook có thể được truy cập thông qua outlook.office.com. Outlook Online hoạt động với khối lượng email, lịch và danh bạ nhỏ hơn, trong khi phiên bản dành cho máy tính để bàn tốt hơn để thiết lập nhiều cuộc hẹn, tạo tác vụ chi tiết, sửa đổi quy tắc và quản lý email của bạn.

Kết luận

Microsoft Outlook bao gồm các tính năng email doanh nghiệp mở rộng mà người dùng Gmail cần thêm các tiện ích mở rộng cao cấp để tái tạo. Mặc dù Gmail được nhiều doanh nghiệp Hoa Kỳ sử dụng hơn, nhưng nó không phải là lựa chọn tốt nhất cho những người muốn mức bảo mật cao nhất hoặc các tính năng nâng cao và số lượng email doanh nghiệp, các công cụ lập lịch và quản lý tác vụ đi kèm với Outlook.

Reply