Invoice ngoại thương là gì

Trong ngành xuất nhập khẩu hàng hóa và việc khai báo thủ tục hải quan thì Invoice là một trong những chứng từ quan trọng mà hầu hết trong mọi bộ chứng từ khai báo đều phải có. Vậy Invoice là gì? Hãy cùng Giaiphapdonggoi.net tìm hiểu nhé!

1. Invoice là gì?

Invoice có tên đầy đủ được gọi là Commeericial Invoice (viết tắt là CI) là hóa đơn thương mại phát hành bởi người bán cho người mua, nó là một trong những chứng từ quan trọng trong ngoại thương cũng như là trong bộ hồ sơ khai báo hải quan.

Invoice là gì?

Sau khi mua hàng bên bán sẽ viết một tờ hóa đơn gửi cho bên mua. Hóa đơn là tài liệu liệt kê các sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng và thiết lập nghĩa vụ đối với khách hàng là phải thanh toán cho doanh nghiệp đối với các sản phẩm và dịch vụ đó.

Invoice được xem là một biên lai hay là giấy biên nhận. Và là căn cứ để khi có giữa hai bên khúc mắc xảy ra. Hóa đơn này sẽ là bằng chứng vô cùng hữu ích đối với 2 bên.

Hóa đơn phục vụ một mục đích quan trọng cho cả doanh nghiệp gửi hóa đơn và khách hàng nhận hóa đơn. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, hóa đơn giúp đẩy nhanh quá trình thanh toán bằng cách cung cấp cho khách hàng thông báo về khoản thanh toán đến hạn. Đối với khách hàng, hóa đơn cung cấp một bản ghi có tổ chức về một khoản chi phí với các chi tiết được chia thành từng khoản và có thể giúp lưu trữ hồ sơ.

Các loại hóa đơn bao gồm hóa đơn giấy, hóa đơn bán hàng, giấy ghi nợ, hóa đơn bán hàng hoặc hồ sơ điện tử trực tuyến.

2. Invoice được sử dụng để làm gì?

Invoice được sử dụng như một tài liệu cho kế toán. Hóa đơn hữu ích để ghi lại tất cả các giao dịch bán hàng mà một doanh nghiệp thực hiện với khách hàng của mình. Hóa đơn được các doanh nghiệp sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, bao gồm:

  • Để yêu cầu khách hàng thanh toán kịp thời.
  • Để theo dõi doanh số bán hàng.
  • Để theo dõi hàng tồn kho, đối với các doanh nghiệp bán sản phẩm.
  • Để dự báo doanh số bán hàng trong tương lai bằng cách sử dụng dữ liệu lịch sử.
  • Để ghi nhận doanh thu kinh doanh để nộp hồ sơ thuế.

3. Những điều cơ bản về Invoice

Hóa đơn phải ghi rõ đây là hóa đơn trên mặt của hóa đơn. Nó thường có một số nhận dạng duy nhất được gọi là số hóa đơn cho việc tham khảo nội bộ và bên ngoài. Hóa đơn thường chứa thông tin liên hệ của người bán hoặc là nhà cung cấp trong trường hợp có lỗi liên quan đến việc lập hóa đơn.

Các điều khoản thanh toán được nêu trên hóa đơn, cũng như thông tin liên quan đến bất kỳ khoản chiết khấu nào, chi tiết thanh toán sớm hoặc chi phí tài chính được đánh giá cho các khoản thanh toán chậm. Nó cũng trình bày đơn giá của một mặt hàng, tổng số đơn vị đã mua, cước phí vận chuyển, bốc xếp, vận chuyển và các khoản thuế có liên quan, và nêu tổng số tiền còn nợ.

Những điều cơ bản về Invoice

Các công ty có thể chọn chỉ cần gửi một bảng sao kê cuối tháng làm hóa đơn cho tất cả các giao dịch chưa thanh toán. Nếu đúng như vậy, báo cáo phải chỉ ra rằng không có hóa đơn nào được gửi tiếp theo. Trước đây, hóa đơn được ghi trên giấy, thường có nhiều bản sao được tạo ra để người mua và người bán mỗi người có một bản ghi về giao dịch để ghi lại cho riêng mình. Hiện nay, hóa đơn do máy tính lập khá phổ biến được gọi là hoá đơn điện tử. Hoá đơn điện tử có thể được in ra giấy theo yêu cầu hoặc gửi qua email cho khách hàng. Hồ sơ điện tử cho phép tìm kiếm và sắp xếp các giao dịch cụ thể hoặc ngày cụ thể dễ dàng hơn.

Hóa đơn chiếu lệ là hóa đơn bán hàng sơ bộ trước khi vận chuyển hoặc giao hàng sẽ được gửi cho người mua. Hóa đơn thường mô tả các mặt hàng đã mua và các thông tin quan trọng khác như trọng lượng và phí vận chuyển. Hóa đơn chiếu lệ thường đóng vai trò trong các giao dịch quốc tế, đặc biệt là cho mục đích hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu.

4. Tầm quan trọng của ngày lập hóa đơn

Ngày hóa đơn sẽ thể hiện thời gian và ngày được đóng dấu, thời gian mà hàng hóa đã được lập hóa đơn và giao dịch chính thức được ghi lại. Vì vậy, ngày lập hóa đơn phải có thông tin cần thiết liên quan đến việc thanh toán, vì nó quyết định ngày đến hạn của hóa đơn. Ngày đến hạn thực tế của hóa đơn thường sẽ là 30 ngày kể từ sau ngày lập hóa đơn. Như vậy thì các công ty cung cấp cho khách hàng tùy chọn trả lại các mặt hàng thường có thời hạn dựa trên một số ngày nhất định kể từ ngày mua hàng, như được ghi trên hóa đơn.

5. Quan hệ giữ hóa đơn và kiểm soát nội bộ

Hóa đơn là một yếu tố rất quan trọng của kiểm soát nội bộ kế toán. Các khoản chi phí trên hóa đơn phải được sự phê duyệt bởi các nhân viên quản lý có trách nhiệm. Ngoài ra, một hóa đơn được đúng khớp với một đơn đặt hàng và sau khi đối chiếu thông tin, việc thanh toán sẽ được thực hiện cho các giao dịch được chấp thuận. Công ty kiểm toán đảm bảo các hóa đơn đã được nhập vào kỳ kế toán thích hợp khi kiểm tra việc cắt giảm chi phí.

6. Invoice trong thủ tục hải quan và mua bán quốc tế

Khi làm thủ tục hải quan, chứng từ này có tên là “invoice” hoặc commercial invoice” và còn được gọi là một tài liệu hải quan. Được cấp bởi oanh nghiệp, xuất khẩu hàng qua biên giới quốc tế.

Hóa đơn này có một số điểm khác với hóa đơn giá trị gia tăng thường dùng của quốc gia như sau:

  • Đầu tiên, bao gồm thông tin, tên, địa chỉ của bên mua và bán.
  • Thứ hai, nếu không có hai thông tin là số hóa đơn và ngày phát hành hóa đơn khi dùng tại Việt Nam thì sẽ không thể thực hiện được việc khai báo hải quan.
  • Thông tin về hàng hóa: Tên mặt hàng, mẫu mã, năm sản xuất, hàng mới hay cũ,…
  • Quốc gia sản xuất sản phẩm
  • Mã HS code ( nếu có)
  • Điều kiện đã thỏa thuận
  • Đơn giá và tổng giá trị của hóa đơn
  • Commercial invoice phải được đóng dấu và phải có chữ ký của bên bán, để xác nhận tính trung thực.

Qua đây bài viết đã cung cấp những thông tin về Invoice, những điều cơ bản cũng như là tầm quan trọng của Invoice. Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn. Chúc bạn thành công!

Reply