CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ XUẤT NHẬP KHẨU

Xuất khẩu sản phẩm là yếu tố sống còn để thành công đối với nhiều doanh nghiệp. Các quy tắc xuất khẩu có thể phức tạp và rườm rà, nhưng chúng có thể quản lý được với sự hỗ trợ của nhân viên tài liệu xuất khẩu lành nghề. Các quốc gia khác nhau có các quy tắc và quy định khác nhau về việc nhận tài liệu. Chuyên gia lập hồ sơ xuất khẩu đảm bảo các lô hàng quốc tế tuân thủ các quy tắc và quy trình đó để giảm thiểu rủi ro cho các lô hàng có vấn đề. Nhiệm vụ công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm từ lập kế hoạch và điều phối đến tư vấn và phân tích. Hãy cùng Giaiphapdonggoi.net tìm hiểu chi tiết nhé!


1. Xác minh tài liệu

Các nhân viên quản lý hồ sơ xuất khẩu chịu trách nhiệm thực hiện đúng các chuyến hàng có xuất xứ từ Hoa Kỳ và được chuyển đến các điểm đến toàn cầu. Các nhân viên phải biết các yêu cầu xuất khẩu của nước đến và đảm bảo tất cả các tài liệu vận chuyển và đóng gói đáp ứng các tiêu chí. Các loại tài liệu mà nhân viên chuẩn bị hoặc tổng hợp lại bao gồm bản kê khai hoặc vận đơn, thư tín dụng, giấy chứng nhận xuất xứ, mô tả gói hàng và nhãn. Cán bộ làm thủ tục xuất khẩu phải thận trọng về các chi tiết để các giấy tờ vận chuyển và các tài liệu liên quan được đầy đủ và chính xác cho từng địa điểm xuất khẩu.

Xác minh tài liệu

Công việc của nhân viên chứng từ xuất khẩu là kiểm tra tất cả các chứng từ xuất khẩu và đảm bảo tuân thủ các quy định liên quan. Ví dụ, các nhân viên làm việc trong một công ty vận chuyển hàng hóa có thể chấp thuận hoặc từ chối yêu cầu của khách hàng về dịch vụ vận chuyển hàng hóa tùy thuộc vào tính xác thực của các tài liệu của họ. Ví dụ: nếu khách hàng xuất khẩu ô tô ra khỏi Hoa Kỳ, các nhân viên thường kiểm tra xem các giấy tờ của họ có được Cơ quan Hải quan và Bảo vệ Biên giới Hoa Kỳ chứng nhận hay không.

2. Liên lạc với khách hàng

Liên lạc với khách hàng

Để duy trì sự tuân thủ chính sách của công ty trong việc tăng cường quan hệ với khách hàng, nhân viên chứng từ xuất khẩu duy trì liên lạc với khách hàng để thông báo cho họ về tình trạng các lô hàng của họ. Họ duy trì một đường dây liên lạc tại văn phòng mở để trả lời các câu hỏi của khách hàng và cung cấp thông tin hữu ích cho những người gọi khác. Ví dụ: nếu một cá nhân gọi đến để hỏi về hướng dẫn xuất khẩu các sản phẩm thực phẩm từ Hoa Kỳ, nhân viên xuất khẩu có thể gửi email cho cô ấy thông tin quy định của Cục Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm Hoa Kỳ.

 

3. Sản xuất báo cáo

Một nhân viên tài liệu xuất khẩu sử dụng thành thạo các chương trình máy tính như Microsoft Word và Excel để chuẩn bị và biên soạn các báo cáo khác nhau. Với vai trò này, nhân viên có thể báo cáo về các hoạt động trong tuần, chẳng hạn như bản chất và số lượng chứng từ xuất khẩu được phê duyệt và bị từ chối, số lượng lô hàng đã gửi đi, tình trạng xuất khẩu và các thỏa thuận hợp đồng với khách hàng. Công ty có thể sử dụng báo cáo này để đo lường hiệu quả hoạt động kinh doanh và phát triển các chiến lược mới nhằm tăng hiệu quả hoạt động. Các báo cáo chứa tình trạng xuất khẩu của lô hàng thường được chuyển đến khách hàng.

4. Thúc đẩy đạo đức

Vì ngành thương mại quốc tế có thể dễ bị gian lận hoặc tham nhũng, các nhân viên chứng từ xuất khẩu có nhiệm vụ thể hiện hành vi chuyên nghiệp trong việc thực hiện các công việc hàng ngày. Ví dụ: nếu khách hàng muốn hối lộ bạn để phê duyệt các tài liệu xuất khẩu không xác thực của họ, bạn phải từ chối đề nghị và báo cáo vấn đề với các cơ quan có liên quan. Để nâng cao đạo đức nghề nghiệp, cán bộ tài liệu xuất khẩu có thể đăng ký các khóa học cấp chứng chỉ để nâng cao kiến ​​thức về giám sát và cải thiện việc tuân thủ quy tắc đạo đức nghề nghiệp.

5. Điều Phối Viên

Điều Phối Viên

Việc xuất khẩu các lô hàng đòi hỏi công việc của một số người chơi khác nhau. Cán bộ tài liệu xuất khẩu phải kéo tất cả người chơi lại với nhau. Điều này bao gồm việc lập kế hoạch và phối hợp hành động của các nhà sản xuất, nhà cung cấp, người giao nhận và người vận chuyển để sắp xếp chi tiết lô hàng. Các nhân viên cũng làm việc với các nhân viên nội bộ, chẳng hạn như quản lý bộ phận vận chuyển, thành viên đội vận chuyển và các chuyên gia hành chính, để sắp xếp các chuyến hàng theo cách hiệu quả nhất về chi phí, cho dù hàng được vận chuyển bằng đường bộ, thuyền, đường hàng không hay đường kết hợp.

6. Điều Chỉnh

Các quy định về xuất khẩu có thể thay đổi. Những thay đổi này tạo ra hiệu ứng domino làm thay đổi chứng từ vận chuyển và các thủ tục giấy tờ khác liên quan đến xuất khẩu. Cán bộ tài liệu phải cập nhật các thay đổi để luôn cập nhật trong công việc của họ. Họ phải theo kịp với các yêu cầu thay đổi của ngành và điều chỉnh các thủ tục và thực hành công việc của họ cho phù hợp. Điều chỉnh thích hợp có nghĩa là kết hợp giám sát định kỳ, kiểm toán và sửa đổi thủ tục như một phần của trách nhiệm công việc tổng thể.

Trên đây là một số thông tin về công việc của của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu mà Giaiphapdonggoi.net đã cung cấp đến bạn. Hy vọng những thông tin này giúp ích bạn trong công việc cũng như cuộc sống.

Reply